Política de Conflito de Interesse

1. Objetivo

Esta Política tem a finalidade de estabelecer diretrizes e orientar na identificação, declaração e resolução de situações que possam apresentar ou configurar conflitos de interesse reais, potenciais ou aparentes na Unimed Costa Oeste. As disposições desta Política são complementares às diretrizes estabelecidas pelo Código de Conduta da Unimed Costa Oeste.

2. Abrangência

A presente política se aplica a todos os colaboradores, cooperados, conselheiros, gestores em qualquer nível hierárquico, fornecedores e prestadores de serviços que atuam em nome da Unimed Costa Oeste, em qualquer relação com terceiros, que se deparem com situações que possam configurar Conflito de Interesses.

3. Definições

  • Agente Público: quem exerce função pública, de forma temporária ou permanente, com ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função pública. Equipara-se a agente público quem trabalha para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a execução de atividade típica da Administração Pública.
  • Canais de Comunicação: Meio oficial de comunicação da Cooperativa disponível para esclarecimento de quaisquer dúvidas e/ou orientações, podendo ou não ser operado por Empresa Independente.
  • Canal de Denúncia: Meio oficial de comunicação disponível para registro de denúncias e relatos sobre potenciais desvios cometidos por colaboradores ou terceiros, operado por Empresa independente (Contato Seguro).
  • Compliance: É o processo sistemático e contínuo que visa garantir o cumprimento das legislações vigentes, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio, com objetivo de prevenir, detectar e tratar qualquer desvio de conduta identificado ou ato de corrupção, visando promover cultura organizacional baseada na ética e na transparência.
  • Familiares: Por familiar entenda-se cônjuge, companheiro ou parentes, consanguíneos ou afins, em linha reta ou colateral, até o quarto grau (ex.: pai, mãe, filhos, enteados, avós, netos, sobrinhos, primos, tios, sogros e cunhados).
  • Intermediário: pessoa física ou jurídica que não seja o destinatário final de determinado pagamento por facilitação ou vantagem Indevida, ou que atue de forma a ocultar seu destino final.
  • Pessoa politicamente exposta: Agente público que desempenha ou tenha desempenhado nos últimos cinco anos, cargo, emprego ou função pública relevante.
  • Situação de Risco: Qualquer situação que apresente potencial risco aos interesses da Cooperativa. Exemplo: Conflito de interesse, informações omissas ou imprecisas.
  • Suborno: É o ato de dar ou receber alguma coisa de valor de forma a influenciar ou garantir inapropriadamente uma vantagem com relação a uma transação, contrato, decisão ou resultado.
  • Vínculos afetivos ou de Amizade: Vínculos que possam afetar o discernimento do colaborador ou dissuadi-lo a agir, no exercício de suas funções, em prol do exclusivo interesse e benefício da Cooperativa.

4. Diretriz Geral

Os conflitos de interesses podem ocorrer em situações em que os interesses particulares ou alheios aos da empresa, influenciem inapropriadamente no juízo de valor ou no desempenho transparente dos administradores, conselheiros, colaboradores e terceiros em relação à Unimed Costa Oeste.
Nas suas atividades diárias de trabalho, todos devem tomar decisões no melhor interesse da Cooperativa, independentemente de qualquer influência externa. A Unimed Costa Oeste busca promover um ambiente propício para que todos possam exercer suas funções em benefício da Cooperativa sem ser impactado por Conflito de Interesses.

Não se deve agir de maneira divergente dos objetivos e interesses da Cooperativa, nem assumir condutas que possam afetar negativamente a confiança dos clientes, terceiros ou demais envolvidos na integridade e nos valores da empresa.

Um conflito de interesse pode ser considerado real, potencial e aparente, sendo:

  • Real: Situação em que existe, de fato, um claro conflito de interesse;
  • Potencial: Situação que pode evoluir e se tornar um conflito de interesse real;
  • Aparente: Situação em que uma pessoa poderia razoavelmente concluir que o envolvido não agiu com integridade no cumprimento de sua obrigação de agir no interesse da empresa.

Um aparente conflito de interesses é capaz de enfraquecer a confiança ou credibilidade na Unimed Costa Oeste, e por este motivo, ao identificar uma situação que possa ser eventualmente caracterizada como conflito de interesse, seja real, potencial ou aparente, a mesma deve ser relatada ou denunciada através do Canal de Denúncias da Unimed Costa Oeste, em https://www.unimed.coop.br/site/web/costaoeste/canal-de-denuncias.

É expressamente proibido aos Colaboradores, Administradores e Conselheiros repassar credenciais, senhas, documentos e informações a que tiver acesso dentro da Unimed Costa Oeste à terceiros, sob nenhuma hipótese, exceto às determinadas em lei.

5. Diretrizes Específicas

A seguir estão dispostas algumas situações que podem configurar conflitos de interesses, e que devem ser evitadas:

  • Usar da posição que ocupa na empresa para apropriar-se de bens, serviços, descontos usuais, comissões, abatimentos, empréstimos, favores, gratificações ou vantagens em benefício pessoal, para membros de sua família ou de terceiros;
  • Obter vantagem financeira pessoal, direta ou indireta, de fornecedores, prestadores de serviço ou instituições que mantenham ou queiram manter relações com a Unimed Costa Oeste;
  • Usar indevidamente de informações privilegiadas, recursos financeiros e oportunidades de negócio para ganhos pessoais ou terceiros ou para fins contrários aos interesses comerciais da Unimed Costa Oeste;
  • Manter atividades paralelas ou ser sócio, direta ou indiretamente, de empresa que seja fornecedor, concorrente e/ou conflitante com os negócios da Unimed Costa Oeste.
  • Oferecer, prometer, dar, receber brindes, presentes, hospitalidades e favores que possam ser convertidos em vantagens ou configurar contrapartidas em tráfico de influência.
  • Pagar propinas, subornos, gratificações ou comissões para funcionários públicos, privados, agentes, consultores, ou outras pessoas com o objetivo de influenciar decisão ou o cumprimento de uma obrigação;

As situações previstas acima não compõem um rol taxativo, e diversas outras situações podem indicar conflito de interesses que deverão ser denunciados no Canal de Denúncias da Unimed Costa Oeste.

5.1. Conflito de interesses na indicação e contratação de Colaboradores

Os colaboradores podem indicar pessoas de seu ciclo de relacionamento, incluindo aquelas com quem tenham parentesco ou algum vínculo pessoal, para processos de seleção e contratação na Unimed Costa Oeste. A contratação de parentes de colaboradores para trabalhar na Unimed Costa Oeste é permitida, desde que estes não trabalhem no mesmo departamento e não possuam relação de subordinação hierárquica ou linha de reporte direta, por isso, os colaboradores que realizam a indicação devem deixar claro o seu relacionamento com a pessoa indicada e devem assumir uma posição isenta, sem nenhuma participação no processo de contratação.

5.2. Conflito de interesses na indicação e contratação de terceiros

Qualquer contratação que envolver relação de parentesco e vínculo pessoal entre colaboradores, cooperados, fornecedores, prestadores de serviço e agentes terceirizados, os envolvidos devem se abster de participar diretamente da relação contratual, para que não haja qualquer nível de influência, e deverá preencher o Formulário/Declaração de Conflito de interesses.

5.3. Conflito de interesses com Agentes Públicos

Os colaboradores ou cooperados que tenham parentesco ou vínculo pessoal com Agentes Públicos com poder decisório no âmbito de negócios da Unimed Costa Oeste, devem declarar à área de compliance esse eventual conflito de interesse, por meio do preenchimento do Formulário/Declaração de Conflito de interesses, e se abster de participar diretamente da relação contratual, para que não haja qualquer nível de influência.

5.4. Conflito de interesses no Conselho de Administração, Conselho Técnico e Conselho Consultivo

É dever dos membros do Conselho de Administração, Conselho Técnico e Conselho Consultivo monitorar e administrar potenciais conflitos de interesses dos executivos e dos membros do Conselho.

O executivo ou membro de qualquer dos Conselhos acima denominados que, por qualquer motivo, tiver interesse particular ou conflitante com a Unimed Costa Oeste em determinada deliberação deverá comunicar imediatamente o fato e abster-se, inclusive fisicamente, de participar das discussões e deliberações. A abstenção deve ser registrada em ata.

5.5. Conflito de interesses com atividades profissionais externas

Os membros do Conselho de Administração, Conselho Técnico, Conselho Consultivo, colaboradores e terceirizados são livres para desempenhar atividades externas diversas àquelas relacionadas ao seu exercício profissional, desde que: 

  • Não conflitem ou sejam concorrentes com os interesses e negócios da Unimed Costa Oeste.
  • Não influenciem a imagem da Unimed Costa Oeste;
  • Não sejam executadas no ambiente e no horário de trabalho, ou de maneira que possam prejudicar suas atividades na Unimed Costa Oeste,
  • Não estejam em desacordo com as condutas estabelecidas no Código de Conduta da Unimed Costa Oeste.

6. Formulário/Declaração de Conflito de Interesse

Não é possível definir todas as situações que possam configurar um conflito de interesse, porém, para os casos identificados, deverá ser preenchido o Formulário/Declaração, sendo de total relevância também: 

  • Abster-se de participação de qualquer debate, negociação e decisão relacionada com assunto do conflito;
  • Abster-se de influenciar outras pessoas, direta ou indiretamente, nas discussões ou decisões associadas com o conflito declarado;
  • Abster-se de participação de gerenciamento ou administração de qualquer contrato, transação, projeto, relacionamento, ou outra atividade relacionada ao conflito declarado.

O Comitê de Ética será a responsável pela guarda dos formulários/declarações e poderá prestar informações e esclarecer dúvidas com relação ao tema.

7. Comunicação, Treinamento e Dúvidas

A Unimed Costa Oeste manterá um plano de comunicação e de treinamento periódico com intuito de divulgar e conscientizar sobre a importância do cumprimento das regras dessa Política para seus Conselheiros, Colaboradores, Cooperados e Prestadores.

 O Conflito de Interesses é uma situação da qual a Cooperativa precisa tomar conhecimento, a fim de estabelecer controles internos para assegurar que os seus interesses não sejam prejudicados, e desta forma é importante que o conteúdo desta Política seja amplamente divulgado e conhecido.

Em caso de dúvidas, questionamentos ou preocupações, deve ser buscado o Comitê de Ética da Unimed Costa Oeste para saná-las.

8. Canal de Denúncias

É essencial que quaisquer atos ou suspeitas de situações que violem esta Política de Conflito de interesse e/ou ao Código de Conduta da Unimed Costa Oeste sejam denunciadas.

Nesse sentido, disponibilizamos o Canal de Denúncias, pelo site https://www.contatoseguro.com.br/pt/unimedcostaoeste e também pelo telefone 0800-800-5080, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Este canal é operado pela empresa Contato Seguro, não sendo necessário se identificar ao utilizar o canal, mas é fundamental agir com responsabilidade ao efetuar relatos.

Não será permitida ou tolerada qualquer forma de retaliação contra as pessoas que porventura realizem denúncias de boa-fé.

9. Investigações e Sanções

Todos os incidentes suspeitos de violação desta Política devem ser relatados através do Canal de Denúncias da Cooperativa, e serão investigados de forma apropriada pelo Comitê de Ética da Unimed Costa Oeste.

Se depois da investigação for verificado que a conduta infringe as regras dessa política, serão tomadas medidas corretivas imediatas, de acordo com as circunstâncias e a gravidade encontrada. Qualquer colaborador, terceiro ou parceiro que viole disposições desta política estará sujeito às sanções disciplinares ou legais, que seja: Advertência por escrito, Suspensão, Demissão sem justa causa, Demissão por justa causa, Exclusão do fornecedor, parceiro ou agente intermediário, Ação judicial cabível, etc, sendo aplicada pelos gestores e Recursos Humanos no caso de colaboradores, e pela Diretoria Executiva ou Conselho de Administração em demais casos.

Toda situação envolvendo Conflito de interesses deverá ser registrada pelo Comitê de Ética com este motivo, visando manter controle interno, e para fins de auditoria.

De forma complementar, se algum incidente tiver indícios fortes sobre lavagem de dinheiro ou corrupção, este pode ser objeto de comunicação às autoridades competentes para investigação.

10. Considerações finais

Essa política está divulgada na intranet, bem como no site da Unimed Costa Oeste – Portal Unimed Costa Oeste e deve ser de conhecimento geral de todos os seus conselheiros, colaboradores, cooperados, gestores, fornecedores, prestadores de serviços e agentes intermediários que atuam em nome da Unimed Costa Oeste. Os membros do Conselho de Administração, Conselho Técnico, Conselho Consultivo e colaboradores devem assinar o Termo de Conhecimento da Política de Conflito de Interesses e quando estiverem em alguma situação de Conflito, registrar a mesma no Formulário/Declaração de Conflito de Interesses.

Criada em: 20/07/2021 | Versão: 04 | Atualizada em: 20/06/2023